Política de Tratamiento de Datos.

Definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: Es aquella persona física o jurídica que se ha sucedido o sustituido a otra, el causante, por cualquier título jurídico en el derecho de otra.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.  Es similar al dato sensible.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.  Son considerados datos públicos entre otros, lo datos relativos al estado civil de las personas, el número de Cédula (Artículo 213 del Código Electoral), a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.  Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gaceta, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.  El tratamiento de estos datos se puede llevar a cabo sin la autorización previa del Titular, pero el tratamiento a dichos datos se debe ceñir a los principios y deberes consagrados en la Ley 1581 de 2012.

Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere la Ley 1266 de 2008.

Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra fuera o dentro del país. Cuando se trate de transferencia internacional de datos, la jurisdicción deberá proporcionar niveles adecuados de protección de datos.  

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.  La transmisión contará  con un contrato en los términos del Artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La información obtenida por DISPROMEDCOL LTDA solo se utilizará con la siguiente finalidad: 

Clientes y Usuarios:

• Envío de información relacionada con el objeto social. 
• Promocionar, comercializar u ofrecer de manera individual o conjunta, productos y/o servicios propios u ofrecidos en alianza comercial, a través de cualquier medio o canal.
• Como elemento de análisis en etapas pre-contractuales, contractuales o post-contractuales para establecer y/o mantener cualquier relación contractual.
• Elaborar y reportar información estadística, encuestas de satisfacción, estudios y análisis de mercado, incluyendo la posibilidad de contactarnos para dichos propósitos.
• Enviar mensajes, notificaciones o alertas a través de cualquier medio, para enviar facturas, divulgar información legal, de seguridad, promociones, campañas publicitarias, comerciales, de mercadeo, institucionales o de educación al titular, dar a conocer mejoras o cambios en los canales de atención, así como dar a conocer otros servicios y productos ofrecidos por Dispromedcol Ltda.

Proveedores

• Cumplimiento de obligaciones tributarias, fiscales y parafiscales y/o frente a organismos de vigilancia y control. 
• Fortalecimiento de las relaciones con los proveedores y/o distribuidores. 
• Determinación de obligaciones pendientes, consulta de información financiera e historia crediticia y reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores. 
• Atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales. 
• Actualización de la información.
• Evaluar los riesgos.
• Determinar el nivel de endeudamiento de manera consolidada.
• Prevenir el lavado de activos, financiación del terrorismo y cumplir normas legales y/o contractuales y mientras se tengan obligaciones pendientes.

Candidatos y empleados

• La información de los candidatos, incluida la información contenida en la hoja de vida, se utilizan con el fin de evaluar candidatos a ser colaboradores de Dispromedcol Ltda.  La base de datos de los empleados , tiene como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos, de hacerlos partícipes de las actividades programadas por Dispromedcol.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS 

El tratamiento de Datos en Dispromedcol Ltda., se guiará los por siguientes principios:

• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: Es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: Debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de Libertad: Sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.  Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, con excepción de la existencia de un mandato legal o judicial.
• Principio de veracidad: No podrán tratarse datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; en tal sentido, para su tratamiento, los datos personales deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
• Principio de Transparencia: El titular de los Datos personales, que se encuentren en poder de Dispromedcol Ltda., tendrá derecho a obtener información acerca de la existencia de sus datos.
• Principio de acceso y circulación restringida: Se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.  Por tanto, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas autorizadas en la legislación aplicable.  Con excepción de la información pública, los datos personales en poder de Dispromedcol Ltda., no serán publicados en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso a dicha información pueda realizarse exclusivamente por parte del Titular o terceros que éste autorice.  
• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
• Principio de necesidad y proporcionalidad: Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, informadas al titular.  En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.
• Principio de temporalidad o caducidad: El período de conservación de los datos Personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.  La información del titular no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad de la base de datos.
• Principio de interpretación integral de derechos constitucionales: La normatividad se interpretará en el sentido en que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el Habeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información.  Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en Artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables. 

DEBERES COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Dispromedcol Ltda., como responsable del tratamiento de datos personales cumplirá con los siguientes deberes sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: 

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho del Hábeas data.
• Solicitar y conservar en cualquier medio, copia de la autorización otorgada por el titular cuando ésta sea requerida.
• Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre a terceros, a quienes Dispromedcol Ltda., en calidad de responsable de la información les hubiere encargado su tratamiento, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Rectificar la información cuando esté incorrecta e informar este hecho al encargo del tratamiento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Dispromedcol Ltda. Solicitará al titular la autorización para el tratamiento de sus datos personales, a más tardar en el momento de recolección de sus datos, de igual manera informará los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de: Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, datos relacionados con el Registro Civil de las personas y datos excluidos de la aplicación de la Ley 1581 de 2012 señalados en el alcance del presente documento.

Dispromedcol Ltda., no realizará tratamiento de datos sensibles, excepto cuando el titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización y  las demás excepciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Las personas cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte DISPROMEDCOL LTDA, tienen los siguientes derechos: 

• Conocer, actualizar, rectificar los datos registrados. Este derecho se podrá ejercer entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento. 
• Ser informado previa solicitud, respecto del uso de los datos que le conciernen.  
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales, una vez agotado el procedimiento ante DISPROMEDCOL LTDA. 
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.